„Mein Steuerberater sagt, ich brauche das E-Mail-Archiv nicht.“

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Regel dazu ist ganz einfach: JEDER Unternehmer ist dazu verpflichtet, die GoBD einzuhalten. Die Verantwortung zur Umsetzung obliegt alleine der Geschäftsleitung. Der Rat eines Steuerberaters (wie im Betreff formuliert) ist daher zwar gut gemeint, die Verantwortung wird aber nicht von der Geschäftsleitung transferiert. Und tatsächlich gibt es eine Reihe von Sanktionsmöglichkeiten, die Unternehmen drohen, falls sie diese gesetzliche Pflicht nicht einhalten. Genaue Auskunft darüber kann nur ein Anwalt geben, der sich im IT-Recht auskennt.

Grund genug also, dass Unternehmen eine E-Mail-Archivierungssoftware nutzen sollten. Sie bringt nämlich einige Vorteile mit. Neben der Rechtssicherheit bietet sie zum Beispiel eine schnelle Auffindbarkeit von älteren E-Mails sowie eine Sicherung der gesamten E-Mail-Daten. So sind bei Sicherheitsvorfällen nicht gleich sämtliche Daten verloren.

Die WCV-IT Managed E-Mail-Archivierung bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, zwischen einer Postfach-Archivierung (alle E-Mails werden dabei in regelmäßigen Abständen aus den Postfächern der Benutzer archiviert) und der Variante Journaling zu wählen – oder sogar beide Methoden parallel einzusetzen, um von ihren jeweiligen Vorteilen zu profitieren. Zur Erklärung: Beim Journaling werden alle E-Mails direkt nach dem Eingang auf dem E-Mail-Server in das Archivsystem kopiert, noch bevor diese im Postfach des Benutzers erscheinen. Auch ausgehende E-Mails landen direkt als Kopie im Archiv. Mit dieser Funktion stellst du sicher, dass die E-Mails deiner Kunden über einen langen Zeitraum die GoBD-Anforderungen erfüllen: vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar.

Im Zuge unseres Managed Services übernehmen wir die Einrichtung des Journaling-Postfaches und unterstützen dich außerdem mit Videos zu Best Practices, Anleitungen zur Konfiguration und Support. Wir empfehlen dringend den Einsatz geeigneter technischer Maßnahmen zum Einhalten der GoBD und beraten gern zu technischen Fragen. 

Schöne Grüße
Burghard Wolf